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幼稚園の役員業務だってIT化すれば効率アップでみんなハッピー【幼稚園の役員やってみた】♯13

ITママ

 ITに強いママもいれば疎いママもいる中で、役員業務をさらに効率化するためにも“程よく”IT化させることは大事なことだと思います。

ただ、みんな社会人経験はあるけれど、事務経験の有無やパソコンスキルの有無など得意分野は様々。ママたちの中には、ガラケーを愛用する人もちらほらいます。そんな中、IT化して効率アップした体験談をこの回ではご紹介します。


オンラインアルバムを活用して業務の資料用写真を集約

オンラインアルバム

 年間行事で役員がお手伝いするものは、引継ぎ資料として担当の役員が写真を撮ってそのつど現像し、会計にその経費を渡すという流れでした。

ただ、これでは各担当者の手間はもちろん、会計も領収書を受け取り、お金を引き出して担当者に渡すという一連の流れを何度もする必要があります。そこで、無料のオンラインアルバムを利用し行事が終わる度に担当者が携帯もしくはパソコンからオンラインアルバムにアップロードしてもらうことにしました。

ほぼすべての年間行事が終わっている3学期上旬に、まとめてダウンロードして現像すれば精算も一回で済むので会計の負担も減り一石二鳥でした。


そもそもオンラインアルバムに詳しい人がいないと難しいのでは?と思われるかもしれませんが、ウェブページに登録をして利用方法を読んで進めればできる程度の簡単なものです。スマホで文字入力が出来れば問題なく使えるレベルの操作性なので、比較的どなたでも使えると思います。


ちなみに筆者が利用しているのは、『30days Album』というサイトです。無料ユーザーでもパスワードを設定したり、公開期間を設定出来たりとセキュリティ面も担保されていて、最低限欲しい機能は使えるので、園の行事写真やクラスの集合写真等も安心してアップしています。


■30days Album


USBを追加購入しペーパーレス化とデータ保存ルールを決める

USB

 PTAの活動用のパソコンが一台ありますが、一体いつ購入したの?というぐらい年期の入ったものでした。確かにパソコンを買い替えるというのは、毎年メンバーが全員交代してしまうのでなかなか難しいと思います。

いまやほとんどの家庭にパソコンが1台はある時代なので、特に作業ができないということにはなりませんが、行事ごとの資料データを担当者に渡すときにUSBがひとつしかないことに驚きました。もちろん、会計や会計監査など各係専用のUSBはあるものの、自由に使えるUSBがひとつしかない現状。これでは、効率が上がりませんし、中には紙の資料はあるものの、その元データが無いということも多く、資料やデータの管理が酷い状態でした。


来年引継ぎされる側も、今期担当して内容を更新する側も、双方がスムーズに対応できるよう、USBを多めに購入し、ひとつは行事の資料を保存する用、そのほか数個は各行事の資料データを渡す用とし、資料保存を業務とする書記が一括管理するようにしました。

ただ、万が一を考え、USBの中には絶対に住所等の個人情報を入れないというルールを作っておきました。


配布されるお菓子の製品情報をブログに画像でアップする

お菓子の製品情報

 毎月行われる「お誕生日を祝う会」ではお菓子が配布されるため、これまでは担当の役員がその成分内容を手打ちして毎月配布されるおたよりに掲載していました。

この作業は、ほとんどの保護者にとっては興味のないものですが、アレルギーがあるお子さんを持つ保護者の為に行うものです。もちろん、アレルギーがあるお子さんの情報は事前に把握し、そういうものを排除したお菓子選びにはなっているものの、そもそも成分表を手打ちして間違いがでないのか?という疑問がありました。

そこで、より安全に且つ担当者の負担を減らせる方法としてブログを提案しました。お菓子の成分表の部分を写真にとってそのままブログにアップします。手間もほとんどありませんし、表記の間違いもないので一石二鳥です。担当者にも保護者にも好評をもらった改善でした。


やりすぎは禁物!試して問題があれば今までのやり方に戻す

やりすぎは禁物

 これは私がもともとIT業界に勤務していた経験があることと、夫もプログラマーという職業柄詳しかったということもあり、主導でいろいろやっていけたということもあります。


たかが一年、されど一年の役員業務。効率化できることはしていきたいと思うのはみんな一緒ですが、なかなか新しいことを導入するのには勇気がいりますよね。

知っているからといって、どんどん導入していっても他の人が置いてけぼりになってしまっては意味がありません。


そこで、まず担当者に『こういうサービスがあるけれどどう?』と一度軽く提案しておいてから、その後全員が集まる会議で提案してみるという流れにしてみました。

みんなの反応が“出来そう”という肯定的な意見であれば初期設定を買って出で試してみる。一度やってみて問題があれば、導入するのはやめてこれまでどおりのやり方に戻しましょうという前提を伝えておけば、みんな安心して試せますよね。


みんなそれぞれ得意分野があるもの

得意分野

 新しい提案をすると、最初は例年のまま穏便に過ごしていけばいいのでは? と思っていたメンバーも徐々に各自の得意分野で改善案や意見を出してくれるようになってきました。


片付け上手なメンバーが、設備を保存している棚や不必要になった備品を片付けておきましたと報告してくれたり、運動会の禁止事項を絵で表記したほうがいいのでは? という案が出れば、画像処理が得意な旦那さんがいるのでポスター作りやります! と手を挙げてくれたり、これまで手書きメインだった会計処理を全部エクセルにしておきましたという頼もしい人まで現れたりと、今年一年だけでも効率はかなり上がったと自負しています。


さて次回は、“そうは言っても初めての人たちばかりの中でいきなりコミュニケーションをとりながら業務を進めていくのが苦手”というタイプの人が役員をやったら(もしくはやることになったら)うまくいかないんじゃないの?という不安をお持ちのママにこそ読んでほしい!

誰でも活躍できると思ったエピソードを実体験からご紹介します。



▼連載を1話から読む

【#1】絶対にやりたくないと思っていた私が役員をやることにした理由


▼幼稚園の役員やってみた|バックナンバー

【#8】ママたちとのお付き合いでのマイルール


【#9】みんないい人だけど、いろんなタイプのママが集まっている


【#10】TPOをわきまえたファッションと自分に似合う洋服


【#11】会議には仕切り役が必ず必要です


【#12】役員業務のボリュームを知る為にスケジュールを作る



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  • いたもっち (主婦時々フリーライター)

    広島出身。就職で上京しインターネットの世界へ。広告代理店、アパレルブランドのEC立ち上げや運用などいろいろ経験。二人姉妹の母。数年間のワーママ後、第二子出産時に退職し主婦に。趣味は晩酌とブログ。

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