会議

会議には仕切り役が必ず必要です【幼稚園の役員やってみた】♯11

  • 更新日:2019/03/19

 役員活動の中での悩みのひとつが会議の頻度とその拘束時間の長さです。

20人近くの大人数での会議なので、どうしても長くなりがち。

一年間限定のボランティア的な活動だからこそ、効率的に進めていきたいものですよね。集まる頻度は少なく、会議の時間短縮はお仕事されている方はもちろん、主婦のママにとっても切なる願いです。

そこで一番大事なことが、“司会進行役”(=仕切り役)がいるかどうか。なんとなく進めるのではなく、きちっとその場を進行させて終わりまで持っていく人がいるかどうかで、会議の長さが決まるといっても過言ではありません。


誰がこの会議の司会をするのか決める

司会

 私の場合は、役員の引継ぎ時に会議の進行は副会長が行うということを聞いていたので、副会長2人が交代で、定例会(月一回)の司会をすることになりました。

また、臨時の会合や会議という名前のついていない行事の前準備など、役員が集まる際には必ず誰が仕切るかを明確にしておきました。

もちろん、仕切るのが苦手な人もいますよね。

でも、会長や副会長の少人数で話し合いをする際に、次回の会議の議題を明確にし、共有しないといけないこと、決めないといけないこと、そして必要な作業や準備はこういうことといったように、詳細まで決めておくようにしています。みんなで話し合った流れで進行をしていくのであれば、苦手な人でも多少は安心して司会進行をできると思います。


さらに仕切り役を持ち回りにすると、みんながお互い様の精神でフォローし合うようになるので、円滑に進むようになりました。


タイムキーパーもかねる

時計と女性

 会議を仕切る際に、いつも気にかけているのが終了時間です。午前中から始まった会議が午後まで突入……なんてことになると、困ったことになりますよね。

ただ、結構ママたちは集合時間にルーズな人が多い印象もあります。もちろんやむを得ない事情だと思いますが、スタートが遅くなると終了も遅くなりますし、何より時間内に集まってくれている人に申し訳ないので、開始時間は守るように心がけました。もちろん遅れてきたからと注意するなんてことはしません。すでに会議がスタートしている中に遅れて入ってくるというだけで、十分プレッシャーですからね。


 会議は“時間がきたら終了”がベストですが、大体1時間半程度で終了できるよう、時計を見ながら進めてはいますが、内容によってはなかなか話がまとまらないことも多々あります。

そういう時は、話しが長くなってきたところで、「今○時なので」とあえて時間を口にしてから、関係者だけで話し合えばいい内容であれば会議の後で話してもらい、決めるまで猶予がある内容であれば、次回の会議で各自案を持ち寄ってもらうなど、全員が拘束される時間を出来るだけ短くするようにしました。

これで、議題に関係のある人もない人もストレスが減りますしね。


 ただ、そうは言ってもみんな役員は初めてのメンバーばかりですから、何にどれだけ時間がかかるかなんてはっきりしないことも多いです。


 会議以外の行事の事前準備などは、天候に左右されたり、設置したりする作業的なことも多く、「何時ごろ終わりますか?」という質問をされても、誰もそれが分からない状況でした。

そこで、とりあえず少し長めの大体の所要時間を伝えておいて、各自担当の作業が終わったら自由解散という方法をとってみました。解散する際は、会長に一声かけてもらって、連絡事項や変更点があれば伝えてもらうようにすれば特に問題もなくスムーズに作業が終わります。終わったら帰ってもいいよといっても、なかなか帰らないのがママたち(笑)遠慮があるのか先に帰ることに罪悪感があるのか、なかなか帰らないことも多いので、「作業終わったら帰ってくださいね~♪撤収撤収~」と伝え、帰るのを後押したこともしばしばです。

作業が終わったらサクっと帰宅してくれると、作業が終わっていないチームがすぐわかって手伝いに入りやすし、最終確認をしないといけない会長や副会長としても仕事がはやく終わって一石二鳥でした。ポイントは、“声をかけて帰宅を促す”です。


全員参加という概念を捨てる

女性挙手

 みんな集まって話し合いたいと思う人もいますが、何かを決めたりする会議では人数が多ければ多いほどまとまらないケースが多いです。


 引継ぎの際、昨年の会議の多さにびっくりした覚えがあります。

もちろん、副会長になった時点で、人より会議は多そうだなとは思っていましたが、ちょっとこれは集まりすぎでは? と思うレベル。

役職になった人や行事のリーダーばかりに負担が集中しないよう、役員全員が会議に出るという考えもあるのでしょうが、大人数で何度も集まるより、関係者だけがポイントポイントで話し合って進めて行くほうが効率的ですよね。

それまで、全員参加だった会議も、前年の役員さんにどういう内容でどういうことをする為に全員参加だったのかを聞いた上で、全員が参加する必要がない場合は、行事の関係者以外は自由参加にしてみました。

参加する会議が増えると微妙な空気が流れますが、全員参加でなくていいですよね、というとすごく喜ばれました。


さて、次回はさらに効率的に進めるためのスケジュール作成について書きたいと思います。年間のスケジュールを先に立てておくことで、役員みんなが安心して活動できるベースになります。行き当たりばったりを出来るだけ回避するためにも、ここは大切なところですよね。



NEXT》役員業務のボリュームを知る為にスケジュールを作る



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  • いたもっち (主婦時々フリーライター)

    広島出身。就職で上京しインターネットの世界へ。広告代理店、アパレルブランドのEC立ち上げや運用などいろいろ経験。二人姉妹の母。数年間のワーママ後、第二子出産時に退職し主婦に。趣味は晩酌とブログ。

    ブログMoSA

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