役員

役員業務のボリュームを知る為にスケジュールを作る【幼稚園の役員やってみた】♯12

  • 更新日:2019/03/19

 全体の作業のボリュームが分からないとどのくらい忙しいのか、どの時期が忙しくなるのか検討がつきません。もちろんほとんどが役員は初めての経験というメンバーばかり。引継ぎはしたものの、結局どのくらい忙しいのかさっぱり分かりませんでした。


 そこで、年間スケジュールを立てて、現時点で分かる限りの詳細な予定を示すことにしました。なんとなくでも先の予定が立っていると、心の準備ができますよね。


まずは年間スケジュールを決める

年間スケジュール

 役員業務の引継ぎを受けた時に感じたことは、行き当たりばったりなところが多いなということ。悪い言い方をすればぐだぐだ(?)な印象を受けていました。これでは、突然の会議や、ギリギリで発生する作業が出てくるのも否めないなと……。 


 もちろん仕事ではないので、それと同様の効率や計画性を求めるべきで無い事は百も承知ですが、とはいっても役員メンバーは当然ながら子育て中の忙しいママで、皆さんそれぞれ予定や都合もあります。

2人以上の子供を持つママさんに至っては、行事シーズンが重なるとさらに慌しくなることは安易に想像できます。 

それならば、出来るだけ事前にスケジュールを決めておくことに越したことはありませんよね。


そこで効率的に動く為に、定例会や幼稚園の年間行事、行事前の事前準備の日、その他みんなが集まらなくてはならない日を4月の時点で洗い出し、共有することにしました。 

これにより、役員としての活動に当てなくてはいけない時期や頻度が見えてくるので、ふんわりとしていた“役員って忙しそう”というイメージがだいぶ具体的になってきます。

忙しいといえば忙しいのですが、漠然となんとなく忙しいと捉えているよりは、月に何回集まりがあって、忙しくなりそうなのは何月、といった具合にはっきりと見えているほうが、忙しくてもあらかじめ自分の予定を調整して準備出来るので、幾分落ち着いて対処できそうな気がしませんか。


全員なのか関係者だけなのか、会議に参加するメンバーを明確にする

会議

 PTA役員は、会議など集まりがやたら多いというイメージがありませんか? イメージ通り、実際にやってみて、やっぱり多いなと思いましたが、やり方を工夫することで、減らすことが出来ました。


年間スケジュールができたら、それを元に“行事毎にどれだけ会議をする必要があるのか”が見えてきました。引継ぎの際に、例年どの程度集まっているのかは把握できたので、まとめられそうな会議は一回に集約できるよう、会長を含め主要メンバーでさらに細かなスケジュールを立てていきました。

この会議には各係の代表だけの参加でじゅうぶんだと思われるものは代表のみの会議にし、集計作業といった事務的作業は、バス通園ではないメンバーが送り迎えで登園するついでに処理する、といった具合に、極力集まるタイミングと集まらなければならない人数を絞って会議を開催するようにしてみました。


全員参加にしない分、各係の代表として他のメンバーの意見を事前に吸い上げ、まとめておいてもらうようにしておけば、会議の進行も決定スピードも上がって結果的に効率的でした。


参加人数を絞るなど、担当者だけが参加する会議の内容は、全員が集まる会議で進捗報告をしてもらいました。自分も役員の一人なのに、担当分野じゃなかったとしても、全く知らないうちに進められてしまうことに気分が良くない……と思う人は少なくありません。

役員は仕事ではありませんので、効率が良くてもみんなの気持ちを壊してしまっては意味がありません。 「そんなの聞いてない」ということが起こらないよう、全員への共有だけは欠かさないよう配慮しました。


会議で頻繁に呼び出されることもなくなったせいか、会議にメリハリがついて進捗報告もみんな集中してしっかり聞いているような印象がありました。 その中で、他の係と協力できそうな点を発見し、この手配はひとつにまとめてやろうという改善につながったりもして、良い方向に動いたように思います。


とはいえ初めての役員業務。すべてが完璧にという訳にはいきません

疲れた女性

あれこれ事前に準備をしっかりしたつもりでも、当然ながらすべてが順調に……という訳にはいきません。


会長を含め、みんな初めての役員経験ですから、何事も初めてだらけです。長女で3年間幼稚園生活を過ごしていた私でも、役員をやっていなかったら知らなかったことや体験しなかったであろうことが山ほどありました。

スケジュールを出来るだけ早く告知するように心がけてはいますが、突然集まることになる可能性があるかもしれないということは、会議の際に必ず伝えるようにしていました。幸い、突然全員を招集しなくてはならないといった大事は発生せず、何とか乗り越えています。


さて、次回は役員業務のIT化で更なる業務の軽量化を進めたい!

でも、ITに疎いママたちもたくさんいるので、そこはほどよく&無理なく&ゆる~い感じで導入したツールやテクニックをご紹介します。



NEXT》幼稚園の役員業務だってIT化すれば効率アップでみんなハッピー



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【#1】絶対にやりたくないと思っていた私が役員をやることにした理由


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  • いたもっち (主婦時々フリーライター)

    広島出身。就職で上京しインターネットの世界へ。広告代理店、アパレルブランドのEC立ち上げや運用などいろいろ経験。二人姉妹の母。数年間のワーママ後、第二子出産時に退職し主婦に。趣味は晩酌とブログ。

    ブログMoSA

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