自分磨き

仕事のスピードをマックスまで上げる「誰にでもできる9つの方法」

キャリアウーマン

前回は、仕事のスピードを上げるメリットと、仕事を遅らせる要因について解説してきました。


今回は、具体的に、仕事のスピードを上げる誰にでもできる方法をご紹介していきます。


仕事のスピードを上げる誰にでもできる9つの方法

仕事をこなす

仕事のスピードは、ちょっとの工夫で驚くほど改善することができます。


仕事のスピードを上げる方法1:マルチタスクをやめる

まず試していただきたいのは、「マルチタスクをやめる」ことです。


Aという仕事にとりかかったら、その仕事を終えるまでメールや電話を一切しない、と決めます。会社でスマホチェックをしてしまう、という方は、スマホの電源を落としておく、など物理的にメールチェックができないようにしておくと良いでしょう。会社のメールに関しては、「取引先や上司のメールにはいち早く返事しなければ」と考えている人も多いでしょう。でも、だからといって仕事の途中にメールばかり気にして本来の仕事のスピードとクオリティが落ちてしまっては元も子もありません。あなたの仕事が秘書などではない限り、メールの返信は仕事のごく一部でしかないはずです。仕事のスピードと質さえ高ければ、少しぐらい返信が遅れてもどうということはないのです。


試しに、メールをどのくらいの頻度で見ているか、記録をつけてみてください。多くの人は驚くほどメールチェックに時間を費やしています。「この仕事に集中する間は、マルチタスクはやめる」と決めて、ひとつの仕事に専心することは、スピードアップの近道です。


仕事のスピードを上げる方法2:TODOリストを作る

仕事のスピードが上がらないひとつの理由として、「何から手をつけていいのか分からない」など、自分がするべきことが整理できていないことが挙げられます。


1日のはじめ(または前日の仕事終わり)に、1日にすべき仕事のTODOリストを作成しましょう。TODOリストを眺め、仕事の優先順位を可視化することで、「何から手をつけていいのか分からない」と悩む無駄な時間をカットできます。


仕事のスピードを上げる方法3:大きな仕事は小さく分けて達成感を得る

TODOリストを作るさいに気をつけていただきたいのは、なるべくリストを小分けにする、という点です。


1日かかる仕事のリストをひとつだけ書くより、30分程度で終わるリストを並べておく方が、リストを簡単にクリアすることができるので、達成感も得られますし、テンポよく仕事をこなしていくことが可能になります。


仕事を小分けにして書くことで、「大きな仕事すぎて手をつけたくない、後回しにしよう」という心理的障壁も取り除くことができます。


仕事のスピードを上げる方法4:「ラストスパート」の逆を行く

ややこしい仕事や時間がかかりそうな仕事ほど、後回しにしたくなるのが人情です。「簡単な仕事から片付けてしまおう」という気持ちはわかりますが、締め切りまでまだ時間がある、ラストスパートで頑張ればいい、と甘い見積もりをするのは危険です。


おすすめは、重い仕事ほど、仕事をふられた直後に最大限の力を出す、という方法です。ラストスパートではなく、(そんな言葉はありませんが)ファーストスパートをかける、という習慣をつけることで、「最後にバタバタと焦って、クオリティの低い仕事をしてしまう」「結局締め切りに間に合わず、クライアントや上司に迷惑をかける」という事態を避けることができます。


仕事のスピードを上げる方法5:ひとつの仕事にかかる時間をはかる

仕事のスピードを上げるための簡単な方法のひとつに、「仕事にかかる時間をはかる」というものがあります。


(スマホのストップウォッチアプリなどで、)仕事の時間をはかると、自分がいかに仕事中に無駄な時間が多いか、どこに無駄があるのか、に気がつくことができるでしょう。


また、仕事のスピード感を把握しておくことで、上司やクライアントから無茶な納期で仕事をふられた場合でも、「この工程にはこれだけかかるので、最低○日は必要です」など、論理的に説明することが可能になります。


仕事のスピードを上げる方法6:迷う時間・探す時間を削減する

デスクに書類の山ができていて、必要な書類を探すのに毎回10分かかっている、など、ロスタイムがある方は、整理整頓を行いましょう。迷ったり探したりする時間をカットすることは、大幅な時間削減につながります。


仕事のスピードを上げる方法7:最初から完璧主義にならない

完璧主義がゆえに仕事のスピードが上がらない人もいます。「最初から完璧な仕事をしなくては」と考えていては、なかなか成果物が出せません。まずは、試作品を作るつもりでスピーディーに仕上げ、そのあとブラッシュアップした方がいい場合も多々あります。


仕事のスピードを上げる方法8:1秒で決める癖をつける

優柔不断な方は、日常生活(旅先でお土産を選ぶとき、レストランでメニューを決めるとき)などでも不必要に時間をかけてしまっている場合があります。


そういった「迷い癖」は、意識することで修正することができます。レストランでメニューを開いて、1秒でメニューを決める、洗剤を選ぶときに1秒で買うものを決める、などの訓練を重ねることで、「不必要に迷う時間」を削減することができ、このスピード思考は仕事での決断力の強化にもつながります。


仕事のスピードを上げる方法9:夢中になれる仕事を選ぶ

さいごに、もっとも大切なことですが、スピーディーに仕事をしたいなら、自分が夢中になれる仕事を選びましょう。


なぜなら、自分が興味のない仕事、得意ではない仕事、どうでもいい仕事、嫌いな仕事では、夢中で仕事をすること=スピーディーに仕事をすること、はとても難しいからです。興味がある仕事であれば、どんどん学びたいという気持ちが湧いてきます、改良したい、スキルアップしたいという気持ちもつきません。そういった自分の気持ちが、スピードに拍車をかけるのです。


さいごに

キャリアウーマン

今回は、仕事のスピードを上げる9つの方法をご紹介してきました。


気になったものがある方は、ぜひ取り入れてみてくださいね。



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  • 今来 今(フリーライター)

    神戸出身。編集者を経て現在フリーライター。複数メディアにて、映画評・書評・ルポなどを連載中。

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