スマホをいじる女性

あなたも送ってない?返信しづらいメールの特徴3つ

  • 更新日:2016/05/03

絶対に返事が必要なメールを送ったのに、なかなか返事が返ってこなくて困る…こんな経験は誰でもあるもの。しかし、あまりにそんなことが続くのなら、もしかしたらあなたのメールの文面に問題があるのかもしれません。

今回は返信しづらいメールの特徴を3つ、ご紹介します。あなたはこんなメール、送っていませんか?


面倒!ややこしい!返信しづらいメールの特徴3つ

(1)本文が長い

やたらと長いメールは、ただ読むだけでも大変。相手が忙しかったり余裕がなかったりすると、長ーい文章を見た時点で「また今度ゆっくり読もう」としばらく放置されてしまいます。当然、なかなか返事は来ません。

特にビジネスメールの場合、文章はできるだけ短くまとめましょう。


(2)返事すべきことがいくつもある

たとえば飲み会の幹事から「日程の希望を教えてください」と聞かれるのと「日程と場所と食べたいものの希望を教えてください」と聞かれるのでは、どちらが返事しやすいですか?当然前者ですよね。

ひとつのメールでいくつも質問すると、相手は全ての回答を考えなければならず、結果的に返信がにぶくなりがち。できるだけ質問は少なくしましょう。


(3)聞いていることがざっくりすぎる

先ほどの飲み会の例だと「近いうちに空いている日はありますか?」より「来週の平日はいつが空いていますか?」、「何か食べたいものはありますか?」より「和食かイタリアンどちらがいいですか?」と聞く方が返事をもらえます。具体的な内容だと相手も考えやすいので、ある程度こちらで選択肢を絞った上で送りましょう。

急ぎの場合も「なるべく早く返信ください」ではなく「◯日までに返事してください」と日時を設定した方が返信率は高くなります。


メールも大事なコミュニケーションのひとつ。常に気を配り、相手が返信しやすい文面を心がけたいものですね。

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