本人不在、聞き取れない…電話の「困った」はコレで解決!

  • 更新日:2016/04/14

4月から新社会人になる方も多いでしょう。仕事を始めて戸惑うことが多いのが「電話対応」です。今回は特にとっさに判断に困るシチュエーションと、その対処法をお教えします。


電話対応で困ること&その対処法3つ

(1)本人がいないとき

相手が取り次いでほしい人がいないときはどうするべき?ここで最もまずい対応は「〇〇さんは今いないんですけど…」とそのまま黙ってしまうことです。

まずは「今〇〇は席を外しております」、さらに不在理由や戻ってくる時間が明確ならば「会議に出席しているので、××分後には戻ってきます」と続けて伝えましょう。

いつ戻ってくるか不明なときは「戻りが不明なので、よろしければ私が代わりに伝言を承るか、こちらから折り返しましょうか」とまで提案できればカンペキ。


(2)聞き取れなかったとき

電波が悪くて相手の言うことが聞き取れない…ここで遠慮してうやむやにしてしまうと、後に行き違いなどのトラブルが起きることもあります。きちんと聞き返しましょう。「お電話が遠くて申し訳ありません、もう一度お願いできますか?」「先ほどの内容を確認させてもらってもよろしいでしょうか」と前置きすれば、相手の気を悪くせず聞き返せます。


(3)保留の時間が長くなりそうなとき

人は保留の時間が30秒を超えると「長い」と感じるとか。回答や取り次ぎに時間がかかると予想できるなら「少々お時間をいただきます」と事前に一言伝えましょう。また1分以上かかっ場合は一度保留を外して「現在対応中なのですが、もう少し時間がかかるようです」と告げ、場合によっては折り返しで対応しましょう。何も言わずずっと待たせるのは絶対にNGですよ!


ちょっとしたトラブルは難なく乗り切って、スマートな電話対応を目指しましょう!


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