いきなりのときも慌てない！電話応対に使える「とっさのひとこと」

会社での電話応対って、緊張しますよね。とっさに敬語が出てこなかったり、うまく状況を説明できなかったりして困った経験のある方は多いんじゃないでしょうか。

電話応対のコツは、使う定番の言葉をあらかじめ頭に叩き込んでおくことです。考えなくてもフレーズが自然と出てくるようにしておけば、状況にあわてることなく、落ち着いて話すことができますよね。

今回は、シチュエーション別「とっさのひとこと」をご紹介しましょう。

電話対応で使えるフレーズ3つ

■取り次ぎたい相手がなぜかいない！

→「席をはずしております」

先方が取り次いでほしい相手がいないとき。外出・打ち合わせ・休暇など、いない理由がはっきりしていればいいのですが、ちょっとした休憩などで不在のときは「あれ？どこ行った？」とこちらも焦ってしまいますよね。

まずは「○○は席をはずしております」と伝え、かけ直すことを提案するとスムーズです。

■相手の声が小さい・聞こえない！

→「お電話が少々遠いのですが……」

相手の電波状況が悪かったり、声が小さかったりすると、何を言っているのか聞きとれない場合があります。かといってはっきり「聞こえません」とは言えませんよね。「お電話が少々遠いのですが……」は丁寧に聞き返したいときに使える便利なフレーズです。

■かかってきた電話だけどこちらから伝えたいことがある！

→「いただいたお電話で恐縮ですが……」

相手からかかってきた電話だけれど、こちらから別件で伝えたいことがあるとき。そんなときはこのフレーズで前置きすれば、ていねいさが伝わって好印象です。もちろん、先方が急いでいるときやかけ直す機会があるときは遠慮しましょうね。

会社の印象が上がるような、スマートな電話対応を目指してがんばりましょう！