意外と知らない？ファックス送信時のマナー

  • 更新日：2012/12/13
  • 公開日：2012/12/13

 

ビジネスで使う連絡手段のひとつ、ファックス（ファクシミリ）。最近はパソコンのメールで済ませることが多いものの、利用している会社はまだたくさんあります。
ファックスって、プライベートで使う機会はあまりありませんよね。そのため、いざ仕事で使うときに正しいやり方が分からず、戸惑う女子も多いようです。
ということで、今回はファックスを送るときのマナーを解説します！


【ファックス送信、3つのマナー！】

①1枚目に「送信票」をつける！
いきなり必要な書類だけ送るのはNG。特に規模の大きい会社だと「これは何の内容？誰宛て？」と混乱させることになってしまいます。
ファックスを送る時は、必ず1枚目に「送信票」をつけましょう。

送信票には
・送る相手の宛先（社名・部署名・個人名など）
・日付
・こちらの情報（社名・部署名・個人名・電話番号・ファックス番号）
・送る書類の件名と内容
・送信枚数
を簡潔に書けばOKです。

②送る前と送ったあとに確認を
いつでも相手がファックス機を使えるとは限りません。他の人が使っていてふさがっていたり、用紙切れだったり、あるいは故障していたり……そんな時に送ってしまっては失礼です。
ファックスを送る前は必ずメールや電話で「○○の書類を○枚送ります」と伝えましょう。さらに送ったあと「送りましたけれど大丈夫ですか？」とフォローすれば完璧！

③ファックスは「読みづらい」！
ファックスを受け取ったことがある人なら誰でも「文字がつぶれて読めなかった」経験があるでしょう。そう、ファックスは解像度が低く、基本的に「読みづらい」もの。なるべく読む側の負担を減らすために、小さい文字・画像・写真は送らないようにしましょう。特に金額や日付などの「数字」は大きく、はっきりと！

上記を守れば、基本マナーはクリア。仕事で使う人は参考にしてくださいね。

 

 

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