自分磨き

意外と知らない?ファックス送信時のマナー

 

ビジネスで使う連絡手段のひとつ、ファックス(ファクシミリ)。最近はパソコンのメールで済ませることが多いものの、利用している会社はまだたくさんあります。
ファックスって、プライベートで使う機会はあまりありませんよね。そのため、いざ仕事で使うときに正しいやり方が分からず、戸惑う女子も多いようです。
ということで、今回はファックスを送るときのマナーを解説します!


【ファックス送信、3つのマナー!】

①1枚目に「送信票」をつける!
いきなり必要な書類だけ送るのはNG。特に規模の大きい会社だと「これは何の内容?誰宛て?」と混乱させることになってしまいます。
ファックスを送る時は、必ず1枚目に「送信票」をつけましょう。

送信票には
・送る相手の宛先(社名・部署名・個人名など)
・日付
・こちらの情報(社名・部署名・個人名・電話番号・ファックス番号)
・送る書類の件名と内容
・送信枚数
を簡潔に書けばOKです。

②送る前と送ったあとに確認を
いつでも相手がファックス機を使えるとは限りません。他の人が使っていてふさがっていたり、用紙切れだったり、あるいは故障していたり……そんな時に送ってしまっては失礼です。
ファックスを送る前は必ずメールや電話で「○○の書類を○枚送ります」と伝えましょう。さらに送ったあと「送りましたけれど大丈夫ですか?」とフォローすれば完璧!

③ファックスは「読みづらい」!
ファックスを受け取ったことがある人なら誰でも「文字がつぶれて読めなかった」経験があるでしょう。そう、ファックスは解像度が低く、基本的に「読みづらい」もの。なるべく読む側の負担を減らすために、小さい文字・画像・写真は送らないようにしましょう。特に金額や日付などの「数字」は大きく、はっきりと!

上記を守れば、基本マナーはクリア。仕事で使う人は参考にしてくださいね。

 

 

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