自分磨き

秘書から学ぶビジネスマナー -先方に出す「書類」アレコレ-

【こんなときはどの文書?】

 

仕事をしていると、さまざまな名前がついた書類が飛び交います。特に取引先とやりとりをする書類には気を使いますよね。
では問題です。

 

あなたは広報部員。あるとき経理課から、PR誌制作費の今月分の支払いがされていないがよいのか、と言われました。PR誌はA社へ制作を依頼しているもの。あなたは、A社にどの文書を出してもらうよう伝えればいいでしょうか?

 

 

① 請求書
② 督促状
③ 見積書
④ 照会状
⑤ 依頼状

 

 

分かりましたか?
答えは……
①の「請求書」です。
請求書とは、代金の支払いをしてもらいたいと頼む文書のこと。会社は請求書を受け取って代金の支払いを行います。この場合はあなたの会社がA社へ代金を支払うことになりますから、A社には請求書を出してもらいたい、ということですね。

 

ちなみに、他の文書の意味はわかりますか?
「督促状」は、約束通りの支払い・提出を行われなかった場合に催促のために出す文書。
「見積書」は、仕事の依頼を請けた側が、仕事を達成するための時間や経費を計上して、依頼主に提出する文書。
「照会状」は取引上の疑問点・不明点などを問い合わせる文書。
「依頼状」は相手に何らかの依頼をしたいときにその旨を書いた文書。

 

違いを押さえて、そのときに応じて適切な書類を作成できるようにしておきましょう。

 

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