自分磨き

秘書から学ぶビジネスマナー -アポですれ違ったときの案内法-

【アポですれちがってしまった!そんなときのスムーズな対処法】

 

会社を訪れるお客様。秘書でなくても、社内の人に取り次ぐ機会はあるものです。すんなりご案内できれば問題ないのですが、ときにはちょっとややこしい状況になってしまうことも……

 

たとえば、こんなシチュエーション。

 

自分の上司(部長)のところに、予約のお客様が来訪。取り次ごうとしたところ、上司はべつの場所で専務と立ち話中……

 

あなたはどうするのが適切だと思いますか?

 

 

①予約客に「上司は席を外しているのでお待ちください」とお願いする。
②上司に声をかけて専務から離れてもらい、予約客が来た旨のメモを見せる。
③立ち話をしている2人のところへ行き、あとどれぐらいで話が終わるか聞いてみる。
④立ち話をしている2人のところへ行き、上司に口頭で予約客が来たと告げる。

 

 

分かりましたか?
答えは……
④「上司のところへ行き、口頭で直接予約客が来たと告げる」です。

 

客は予約の上で来訪し、さらにお待たせしている状態なのですから、必ず上司には来たことを知らせなければなりません。また、予約客が待っているのは専務に知られて困ることではありませんので、メモを使う必要もありません。
気遣いを考えすぎてメモを用意したり、遠まわしに話を聞いたりしなくても大丈夫。要点をきっぱり伝えられるようになることも、仕事をスムーズに進めるヒケツです。

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